一般说明
由发育障碍人士办公室(OPWDD)、心理健康办公室(OMH)、酒精和物质滥用服务办公室(OASAS)或儿童和家庭服务办公室(OCFS)运营、许可或认证的寄宿机构或寄宿计划的每一名主管（或其指定人员）都必须在发现弱势群体死亡（看到或听到）时立即予以报告。报告时间不得晚于发现后的24小时。应致电弱势群体中心登记处(VPCR)死亡报告热线：1-855-373-2124，第一时间报告死亡情况。该热线不同于报告虐待、忽视和严重事件的VPCR热线。
在向VPCR死亡报告热线初步报告死亡情况后，每名主管（或其指定人员）应在发现死亡后的五个工作日内尽可能详尽地填写指定的司法中心死亡报告。可在司法中心网站或在运营者的州监督机构(SOA)事件管理系统中找到这张表格）。报告人应在自身所知范围内尽可能详细地填写表格的每个字段。在填写时，可能不知悉或无法获取某些必要信息。如果无法获取信息，则应做出解释。还要在60个工作日内向司法中心提交亡故者的验尸报告。如果证明有充分理由，司法中心可延长该时间范围。
虐待和忽视报告要求
如果出于任何原因怀疑存在与死亡相关的虐待或忽视，必须根据司法中心的强制报告要求，单独将该情况向弱势群体中心登记处(VPCR)热线报告：855-373-2122。对于非寄宿计划，也必须将死亡相关的疑似虐待或忽视向VPCR热线报告。
必要的死亡报告
下列机构或计划中个人的死亡报告必须完成：
在死亡时，个人从发育障碍人士办公室(OPWDD)运营、许可或认证的寄宿机构或寄宿计划接受服务，或在死亡前30天内接受过服务。
在死亡时，个人从心理健康办公室(OMH)运营、许可或认证的寄宿机构或寄宿计划接受服务，或在死亡前30天内接受过服务。
在死亡时，个人从酒精和物质滥用服务办公室(OASAS)运营、许可或认证的寄宿机构或寄宿计划接受服务，或在死亡前30天内接受过服务。
在死亡时，个人从下列机构接受服务，或在死亡前30天内从下列机构接受过服务：儿童和家庭服务办公室(OCFS)为那些受OCFS专员监护的青少年运营的寄宿机构或寄宿计划；正在从OCFS许可或认证的寄宿机构接受服务，该机构为被遗弃、被虐待、被忽视、受抚养的儿童、需要监督的人士或者少年犯提供服务；正在从OCFS家庭型成人之家接受服务；正在从OCFS认证的离家出走和无家可归青少年计划接受服务；或者正在从OCFS认证的青少年拘留所接受服务。
如果一名个人从多家提供方机构接受过服务，即使这些提供方机构获得了同一家州监督机构的许可或认证，也只有寄宿的提供方机构才必须向司法中心报告死亡情况。（例如：一名个人从提供方机构A接受过寄宿服务，从提供方机构B接受过心理健康临床服务；仅提供方机构A才必须尽可能报告该个人的死亡情况）。
分发
主管（或其指定人员）应将司法中心死亡报告提交至心理卫生医疗审核委员会执行秘书。这些表格最好通过传真接收(518-457-3503)，但也可通过邮件向纽约州司法中心特殊需求人士保护办公室提交，地址为 401 State Street, Schenectady, NY 12305.
所有的机构或计划还应确保遵守其他适用的规章制度。
具体说明
表格的开始部分要求填写在初步死亡报告时VPCR提供的司法中心事件报告确认编号。还必须填写亡故者在死亡时的识别信息（全名、出生日期、年龄、性别、族裔、身高和体重）。
第1部分：报告机构/计划数据
这一部分要求填写为个人提供服务的机构和具体寄宿计划的关键信息：机构关键人员的姓名、头衔和联系号码；个人开始从机构或计划接受服务的日期；以及运营、许可或认证机构或计划的SOA（OPWDD、OMH、OASAS或OCFS）。
第2部分：接受者信息
这一部分要求填写个人的关键信息，包括他们与报告机构的关系、个人与其他已知提供方的关系、在他们死亡时的现有诊断和服用药物以及近期前往急诊室(ER)的医疗/精神科/物质滥用就诊或必要住院。
关于机构和个人之间关系的信息旨在辨别向个人提供的护理水平，范围为医院住院/入住机构到社区居住再到仅门诊服务。在填写这一部分时，选择最恰当地说明机构和亡故者在死亡时关系的描述。如果同一家机构向个人提供过多种服务，则在填写这一部分时，应考虑强度最大的治疗环境。如果个人接受过任何水平的寄宿服务，则还应说明计划的类型（示例：OPWDD寄宿计划：ICF、IRA；OMH寄宿计划：第28条医院、第31条医院、CR；OASAS计划：住院康复服务、MMTP；OCFS计划：安全拘留中心、RTC）。这一部分还旨在引出其他服务提供方的信息（如已知）。
应在这一部分准确、完整地说明个人在死亡时的所有现有诊断（医疗、物质滥用和精神科）以及向个人开具的药物。如果可以获取个人诊断相应的ICD代码，则可填写代码，但并非必须填写。在个人死亡前并未得出诊断、但作为验尸或医疗检查的结果而发现的疾病或情况不应记录在这一部分。此外，应在这一部分反映出最近的ER看诊和/或医院住院。
第3部分：死亡日期
这一部分要求填写个人死亡的具体信息，其中包括在医疗上确定的个人死亡方式和原因、死亡地点以及在个人死亡前一刻可能发生的事件。
这一部分要求填写具体的死亡日期、实际或宣布的死亡时间以及死亡事件发生地点的地址和分类。当然，在死亡时向个人提供的服务水平将对机构提供这一信息的能力形成直接影响。尽管最好要提供个人的实际死亡事件，但取决于向个人所提供服务的性质，一名医疗专业人员（或指定人员）官方的宣布死亡时间可能是可提供的最好信息。同样，报告人将尽可能填写死亡事件发生的具体地址和地点分类。地点分类如下：
·社区（个人的私人住宅、家人住宅、一般社区地点）
·医院
·居所（运营、许可或认证寄宿环境）
·未知（报告人不知道死亡事件发生的具体地点）
应提供来自一个可靠来源的个人死亡原因(COD)和死亡方式，推荐为死亡证明、医院摘要或者验尸官或法医(ME)的口头报告。除非在医疗记录中直接予以说明，否则“心肺骤停”不应作为COD来提供；每个人死亡时都会心肺骤停。当然，该信息可能未知或无法获取，尤其是对于接受过非寄宿服务的个人。如果是这种情况，那么应当在表格中做出解释，来反映出无法获取这一信息；项目不应留空。
表格这一部分的其余内容要求填写导致个人死亡的直接环境的其他信息。寄宿服务提供方应当很容易就能确认以下信息：个人是否执行合法的“不插管”(DNI)/“不施行心肺复苏术”(DNR)医嘱，或者在死亡前24小时内是否出于行为/精神科原因而服用过应急药物。
第4部分：记述摘要
这一部分要求填写个人死亡前90天医疗、精神科和行为表征的具体信息。具体信息必须与导致个人死亡的常规医疗和精神科问题、在这段时期针对个人执行的监督和饮食防范措施以及个人在服务提供/治疗/功能中出现的任何重大变化的说明相关，具体取决于向个人所提供的服务水平。
个人常规医疗护理的信息只需反映出医疗提供方对个人的参与情况以及最近向提供方进行的咨询。大多数情况下，对过去90天急性医疗或精神科问题的确认只需反映出指定问题的存在情况，但增重/减重和排便习惯变化除外。对于这些问题，需要填写关于该情况变化严重程度的信息（示例：个人在过去90天增重35磅；发现个人在死亡前7天存在部分肠梗阻现象）。
为个人所执行的防范措施的信息包括但不限于说明个人接受的任何规定水平监督以及该监督水平的任何变化（示例：在死亡前，由于行为事件增加，个人的监督水平从15分钟检查上升至持续监督；个人在一个安全拘留中心，在夜间（个人在夜间被约束在他们的卧室内）以外的任何时间都受视觉监控）。
提供的饮食信息是为被服务的个人所开具的医嘱预防措施，以及一项初步评估（在个人死亡时是否遵循饮食预防措施）。
在说明个人在服务、治疗方案以及功能水平中出现的任何已确认变化时，只需勾选表格中的方框，然后在下面的记述字段中做出说明。在提供表格的任何其他信息时，需要在该字段填写进一步的澄清或解释，以及在说明/解释个人死亡的环境和/或原因时属于相关要素的任何其他信息。对于住院病房或寄宿环境中的突然或意外死亡，关于尸体情况和环境要素的信息通常对于调查人员而言非常重要，需要在该字段加以备注和记录。